Buchhaltungssoftware im Vergleich: die besten Programme 2026

Eine Buchhaltungssoftware für ein deutsches Unternehmen muss mehr können als Zahlen addieren. Sie erfasst Belege so, dass sie acht Jahre unverändert vorliegen, bereitet die Umsatzsteuervoranmeldung für ELSTER vor, gibt der Steuerberatung die Daten in einer Form, die deren Programm versteht, und sie muss E-Rechnungen empfangen und bald auch versenden. Die Programme in unserem Vergleich lösen diese Aufgaben sehr unterschiedlich. Welche Lösung passt, hängt vor allem von drei Fragen ab, die Sie vor jedem Test beantworten sollten.

Drei Fragen vor der Auswahl

Wer bucht? Viele kleine Unternehmen erfassen Belege und schreiben Rechnungen selbst, die eigentliche Buchführung und den Abschluss übernimmt die Kanzlei. Andere buchen alles selbst und geben nur den Jahresabschluss ab. Im ersten Fall zählt vor allem die saubere Übergabe an die Kanzlei, im zweiten der volle Funktionsumfang bis zur Auswertung.

EÜR oder Bilanz? Selbstständige und viele Einzelunternehmen ermitteln den Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung. Kapitalgesellschaften und größere Kaufleute bilanzieren mit doppelter Buchführung. Nicht jedes Programm kann beides, und manche Tarife beschränken sich auf die EÜR.

Wie arbeitet Ihre Steuerberatung? Die meisten Kanzleien in Deutschland arbeiten mit DATEV. Ob Sie Daten als Datei exportieren, über eine Online-Schnittstelle übertragen oder direkt in einer DATEV-Umgebung arbeiten, sollten Sie mit der Kanzlei abstimmen, bevor Sie sich festlegen.

Die Typen von Buchhaltungssoftware in unserem Vergleich

Die bewerteten Programme lassen sich grob in fünf Gruppen einteilen. Die Grenzen sind fließend, aber die Einteilung hilft beim ersten Eingrenzen.

• Cloudbuchhaltung für Selbstständige und kleine Betriebe: Lexware Office, sevdesk, Papierkram, Accountable und Collmex verbinden Rechnungen, Belege, Bank und Umsatzsteuer im Browser. Einige bieten einen dauerhaft kostenlosen Einstieg.
• Arbeiten im DATEV-Umfeld: DATEV Unternehmen online richtet sich an Betriebe, deren Kanzlei mit DATEV arbeitet, und setzt diese Zusammenarbeit voraus.
• Automatisierung und Rechnungseingang: BuchhaltungsButler setzt auf automatische Zuordnung von Belegen. Candis ist auf eingehende Rechnungen mit Freigabeprozessen spezialisiert und ersetzt keine vollständige Buchhaltung.
• Desktopsoftware mit Warenwirtschaft: Sage 50 und WISO MeinBüro verbinden Buchhaltung mit Auftragswesen und Lager, Sage 50 als Windows-Programm.
• Finanzplattform für Unternehmensgruppen: Sage Intacct richtet sich an Finanzteams mit mehreren Gesellschaften und Konsolidierung.

Eine Übersicht mit Wertungen und Einstiegspreisen finden Sie weiter oben auf dieser Seite.

Belege, Bank und Umsatzsteuer: der Alltag

Im Alltag entscheidet sich die Qualität einer Buchhaltungssoftware an wenigen Abläufen, die jede Woche wiederkehren. Prüfen Sie sie im Testzeitraum mit echten, anonymisierten Fällen:

1. Belegerfassung: Wie kommen Belege ins System? Per App-Foto, per E-Mail-Weiterleitung, per Upload? Wie gut erkennt die Software Betrag, Datum und Lieferant?
2. Bankabgleich: Werden Umsätze automatisch abgerufen und Belegen zugeordnet? Wie viel Handarbeit bleibt bei Sammelüberweisungen oder Teilzahlungen?
3. Ausgangsrechnungen: Fortlaufende Nummern, Vorlagen, Mahnwesen, Gutschriften und Stornos ohne Umwege.
4. Umsatzsteuer: Voranmeldung direkt an ELSTER oder Übergabe an die Kanzlei? Unterstützt das Programm die Steuersätze und Sonderfälle, die bei Ihnen vorkommen, etwa innergemeinschaftliche Leistungen?
5. Auswertungen: Betriebswirtschaftliche Auswertung, offene Posten, Liquidität. Für die Geschäftsführung oft der eigentliche Nutzen.

E-Rechnung: Empfang heute, Versand bald

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gilt eine Übergangszeit: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € umgesetzt hat, muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt das für alle. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen.

Eine Buchhaltungssoftware sollte deshalb XRechnung und ZUGFeRD empfangen, prüfen und erstellen können, und zwar in dem Tarif, den Sie buchen. Nicht alle Programme erfüllen das schon vollständig. Collmex erstellt laut eigener FAQ keine XRechnung, bei Sage Active kommen E-Rechnungen laut Anbieter herein, der Versand folgt erst. Den Stand jedes Programms sehen Sie im Deutschland-Check des Profils. Hintergründe stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht.

GoBD und Aufbewahrung

Buchungsbelege müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Für die Software heißt das: unveränderbares Belegarchiv, Änderungsprotokoll, Festschreibung abgeschlossener Perioden und ein vollständiger Export, auch nach einer Kündigung. Ein „GoBD-Zertifikat“ der Finanzverwaltung gibt es nicht. Wenn ein Anbieter von Zertifizierung spricht, ist meist das Testat eines Wirtschaftsprüfers gemeint. Mehr dazu im Ratgeber GoBD und Aufbewahrungsfristen.

DATEV: Was hinter der Schnittstelle steckt

„DATEV-Schnittstelle“ ist eines der häufigsten Versprechen auf Produktseiten, und eines der ungenauesten. Grundsätzlich gibt es zwei Wege: einen Dateiexport im DATEV-Format, den die Kanzlei importiert, und eine Online-Übertragung über Schnittstellen, die DATEV für Partner bereitstellt. Wichtig ist außerdem, ob nur Buchungssätze übergeben werden oder auch die Belegbilder, damit die Kanzlei nicht nachfragen muss.

Fragen Sie den Anbieter deshalb konkret: Welche Daten gehen in welchem Format an die Kanzlei, und in welchem Tarif ist das enthalten? Und fragen Sie Ihre Kanzlei, welchen Weg sie bevorzugt. Bei Papierkram haben wir auf den Anbieterseiten zu DATEV und ELSTER keine Angaben gefunden, was für die Zusammenarbeit mit einer DATEV-Kanzlei ein Prüfpunkt ist.

Preise richtig lesen

Die Einstiegspreise in unserem Vergleich reichen von kostenlosen Tarifen bis zu Finanzplattformen mit vierstelligen Monatsbeträgen. Für die meisten kleinen Unternehmen liegen die relevanten Tarife im zweistelligen Bereich pro Monat. Wichtiger als der Einstiegspreis sind vier Details:

• Enthaltene Nutzer: Viele Tarife gelten für eine Person, weitere Nutzer kosten extra. Bei Lexware Office nennt die Preisseite die Zahl der enthaltenen Nutzer nicht.
• Laufzeit: Manche Programme sind monatlich kündbar, andere laufen ein Jahr und verlängern sich automatisch, etwa WISO MeinBüro. Candis bietet Laufzeiten von 12 bis 36 Monaten.
• Grenzen bei Umsatz und Belegen: Kleinere Tarife begrenzen bei einigen Anbietern Umsatz, Rechnungen oder Belege.
• Aktionspreise: Rabatte für die ersten Monate sind verbreitet. Rechnen Sie mit dem regulären Preis.

In den Profilen stehen alle Tarife mit Stand und Quelle, bei vielen Programmen auch die Kosten für mehrere Nutzer.

Wechsel und Einführung

Der beste Zeitpunkt für einen Wechsel ist der Jahreswechsel, weil dann keine unterjährigen Salden übernommen werden müssen. Ist das nicht möglich, klären Sie mit der Kanzlei, wie Eröffnungswerte und offene Posten übertragen werden. Drei Punkte werden oft vergessen:

• Altdaten: Die Belege und Buchungen der Vorjahre müssen weiter vorgelegt werden können. Exportieren Sie sie vollständig, bevor Sie das alte Programm kündigen.
• Rechnungsnummern: Der Nummernkreis muss fortlaufend bleiben. Legen Sie im neuen System den nächsten Startwert fest.
• Verfahrensdokumentation: Neue Abläufe gehören in die Dokumentation, die die GoBD verlangen.

Checkliste für die Auswahl

1. Arbeitsteilung mit der Kanzlei geklärt und Übergabeweg abgestimmt?
2. EÜR oder Bilanz im gewünschten Tarif enthalten?
3. E-Rechnung empfangen, prüfen und erstellen im gewünschten Tarif?
4. Belegerfassung und Bankabgleich mit eigenen Fällen getestet?
5. Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER oder über die Kanzlei geregelt?
6. Änderungsprotokoll, Festschreibung und vollständiger Export vorhanden?
7. Serverstandort und Vertrag zur Auftragsverarbeitung geprüft?
8. Kosten für Ihre Nutzerzahl über drei Jahre gerechnet, ohne Aktionsrabatt?