Arbeitszeiterfassung: Was seit dem BAG-Beschluss gilt und worauf es bei Software ankommt

Viele Betriebe warten seit Jahren auf ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung, und manche schließen daraus, dass bis dahin alles beim Alten bleibt. Das ist ein Irrtum. Die Pflicht, Arbeitszeiten zu erfassen, besteht in Deutschland bereits. Sie folgt nicht aus einem neuen Gesetz, sondern aus der Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes durch das Bundesarbeitsgericht. Was fehlt, sind Detailregeln zur Form und zu Ausnahmen.

Dieser Ratgeber erklärt, was heute gilt, was der aktuelle Entwurf des Bundesarbeitsministeriums vorsieht und welche Funktionen eine Zeiterfassungssoftware mitbringen sollte, damit sie den Alltag erleichtert statt ihn zu verkomplizieren.

Was das Bundesarbeitsgericht entschieden hat

Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht in einem Verfahren um die Mitbestimmung eines Betriebsrats eine grundsätzliche Aussage getroffen (Aktenzeichen 1 ABR 22/21). Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Das Gericht stützt sich auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18).

Aus dem Beschluss und seiner Begründung ergeben sich vier Punkte, die für die Praxis wichtig sind:

• Die Pflicht gilt für alle Beschäftigten, mit Ausnahme der Gruppen, für die der Gesetzgeber nach der europäischen Arbeitszeitrichtlinie Abweichungen vorsehen darf, etwa leitende Angestellte.
• Die Form ist offen. Das Gericht verlangt kein elektronisches System. Je nach Tätigkeit und Unternehmen können Aufzeichnungen auf Papier genügen.
• Die Aufzeichnung darf delegiert werden. Beschäftigte können ihre Zeiten selbst eintragen. Der Arbeitgeber bleibt aber dafür verantwortlich, dass das tatsächlich geschieht, und sollte das zum Beispiel stichprobenartig prüfen.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Sie betrifft die Frage, ob der Arbeitgeber die Zeiten kontrolliert, nicht die Frage, ob sie erfasst werden.

Ein Bußgeld für fehlende Erfassung sieht das Arbeitsschutzgesetz nach geltendem Recht nicht vor. Daneben bestehen aber schon länger konkrete Aufzeichnungspflichten: Das Arbeitszeitgesetz verlangt, Arbeitszeit über acht Stunden pro Werktag aufzuzeichnen und die Nachweise zwei Jahre aufzubewahren. Für Minijobs und bestimmte Branchen schreibt das Mindestlohngesetz die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer ohnehin vor.

Was der Gesetzgeber plant

Im Juni 2026 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Nach den Angaben im Lobbyregister des Bundestages und in Fachberichten sieht er vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch und grundsätzlich am selben Tag aufgezeichnet werden. Für die Umstellung sind nach Betriebsgröße gestaffelte Übergangsfristen geplant, für Kleinbetriebe mit bis zu zehn Beschäftigten eine Ausnahme von der elektronischen Form.

Wichtig ist der Status: Ein Referentenentwurf ist ein Vorschlag aus einem Ministerium. Bis zu einem Gesetz folgen Kabinettsbeschluss und Beratungen in Bundestag und Bundesrat, und Inhalte können sich dabei ändern. Bis dahin gilt das bestehende Recht mit der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts. Wer heute eine Software auswählt, sollte trotzdem auf eine elektronische Lösung setzen. Sie erfüllt die heutige Pflicht und ist für die geplante Regelung bereits gerüstet.

Der Betriebsrat redet mit

Gibt es einen Betriebsrat, kann er die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung nicht erzwingen. Das hat das Bundesarbeitsgericht im selben Verfahren entschieden, weil die Pflicht zur Erfassung bereits gesetzlich besteht. Bei der Ausgestaltung hat er aber mitzubestimmen. Eine Software, die Zeiten einzelnen Beschäftigten zuordnet, ist zudem eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Planen Sie deshalb eine Betriebsvereinbarung ein. Was dabei typischerweise zu regeln ist, beschreibt unser Ratgeber Software einführen mit Betriebsrat.

Welche Funktionen eine Zeiterfassung braucht

Welche Lösung passt, hängt stark vom Betrieb ab. Ein Ingenieurbüro braucht Projektzeiten für die Abrechnung, ein Handwerksbetrieb eine App, die auf der Baustelle funktioniert, ein Gastronomiebetrieb die Verbindung zum Dienstplan. Unabhängig davon sollten diese Punkte erfüllt sein:

1. Erfassung dort, wo gearbeitet wird: Web, App und bei Bedarf Terminal. Im Außendienst ist eine Offline-Funktion wichtig, die später zuverlässig synchronisiert.
2. Beginn, Ende und Dauer: Die Software speichert alle drei Werte, nicht nur eine Tagessumme.
3. Prüfung nach Arbeitszeitgesetz: Hinweise auf fehlende Pausen, zu kurze Ruhezeiten oder Überschreitungen der Höchstarbeitszeit, bevor ein Problem entsteht.
4. Korrekturen mit Protokoll: Nachträgliche Änderungen bleiben sichtbar, mit Zeitpunkt und Person.
5. Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit und Überstundenabbau im selben System, damit Salden stimmen.
6. Übergabe an die Lohnabrechnung: Ein Export, den Ihr Lohnprogramm oder Ihre Steuerberatung direkt verarbeiten kann. „DATEV-Export“ ist nicht gleich „DATEV-Export“: Fragen Sie, welche Daten in welchem Format übergeben werden.
7. Rollen und Rechte: Wer sieht welche Zeiten? Das ist für Datenschutz und Betriebsrat gleichermaßen wichtig.
8. Datenschutz: Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, ein klarer Serverstandort und keine Ortung, die über den Zweck hinausgeht. Standortdaten bei jeder Buchung sind selten erforderlich.

Kosten realistisch einschätzen

Zeiterfassungen werden fast immer pro Person und Monat abgerechnet. Die Einstiegspreise in unseren Profilen liegen meist im einstelligen Eurobereich pro Person, dazu kommen bei manchen Anbietern Grundgebühren, Terminals oder kostenpflichtige Exporte. Rechnen Sie deshalb mit Ihrer tatsächlichen Teamgröße und mit den Modulen, die Sie wirklich brauchen. Die Kategorieseite Zeiterfassung zeigt die Einstiegspreise aller bewerteten Programme im Vergleich, die Profile die Kosten nach Teamgröße.

Fazit

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt schon heute. Offen ist nur, wie detailliert der Gesetzgeber Form und Ausnahmen regelt. Eine elektronische Lösung mit mobiler Erfassung, Prüfung der gesetzlichen Grenzen, Korrekturprotokoll und sauberer Lohnübergabe ist für die meisten Betriebe der sicherste Weg. Beziehen Sie den Betriebsrat früh ein, und testen Sie die Software mit den Beschäftigten, die sie täglich nutzen werden.