Zeiterfassung im Vergleich: die besten Programme 2026

Angenommen, Sie führen einen Elektrobetrieb mit vierzehn Beschäftigten. Morgens verteilt sich das Team auf drei Baustellen, abends liegen die Stundenzettel zerknittert im Transporter. Eine Zeiterfassung muss hier vor allem eines leisten: auf dem Smartphone zuverlässig funktionieren, auch wenn im Keller das Netz wegbricht. Ein Ingenieurbüro mit derselben Teamgröße braucht dagegen Projektzeiten, die sich in Rechnungen und Auswertungen übernehmen lassen. Beide suchen „eine Zeiterfassung“, aber nicht dieselbe.

Diese Kaufberatung hilft Ihnen, den passenden Typ zu finden und die Punkte zu prüfen, an denen Einführungen im Alltag scheitern.

Die Rechtslage in Kürze

Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Das folgt aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022. Eine elektronische Form schreibt das geltende Recht nicht vor, ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 sieht sie aber mit Übergangsfristen vor. Unabhängig davon gelten die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes: Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten. Die Einzelheiten erklärt unser Ratgeber Arbeitszeiterfassung.

Für die Auswahl folgt daraus: Eine Software sollte die drei Werte Beginn, Ende und Dauer speichern, Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz erkennen und Korrekturen nachvollziehbar protokollieren.

Drei Typen von Zeiterfassung

Die Programme in unserem Vergleich setzen unterschiedliche Schwerpunkte. Ordnen Sie Ihren Bedarf zuerst einem Typ zu:

• Arbeitszeiterfassung für Teams vor Ort und unterwegs: Stempeln per App, Web oder Terminal, Urlaub und Überstunden. Beispiele sind clockin mit Fokus auf Handwerk und Außendienst und Crewmeister mit sehr günstigen Paketen für kleine Betriebe.
• Projektzeiterfassung für Dienstleister: Zeiten auf Kunden, Projekte und Tätigkeiten, mit Auswertungen für Abrechnung und Controlling. Clockodo und ZEP gehören in diese Gruppe, ZEP mit ausgeprägtem Projektcontrolling für Beratungen und Ingenieurbüros.
• Dienstplan und Zeiterfassung für Schichtbetriebe: Planung wechselnder Einsätze mit Zeiterfassung und Abwesenheiten. Papershift richtet sich an Gastronomie, Handel und Logistik, Kenjo verbindet Schichtplanung mit HR-Funktionen. TimeTac setzt auf Module und Terminals für mehrere Standorte.

Viele Betriebe brauchen Elemente aus zwei Gruppen. Entscheidend ist, welcher Ablauf täglich am häufigsten vorkommt.

Erfassungswege: App, Web, Terminal

Die beste Zeiterfassung ist die, die Beschäftigte ohne Nachdenken benutzen. Prüfen Sie deshalb, wo bei Ihnen gearbeitet wird:

1. Büro und Homeoffice: Web und Desktop reichen meist. Wichtig sind Schnellstempeln und eine übersichtliche Wochenansicht.
2. Außendienst und Baustelle: Die App muss offline stempeln und später zuverlässig synchronisieren. Testen Sie das im Funkloch, nicht im Büro.
3. Werkstatt, Lager, Laden: Ein Terminal am Eingang ist oft schneller als jedes Smartphone. Klären Sie, ob Terminals gekauft oder gemietet werden und was sie kosten.
4. Ohne Dienstsmartphone: Dürfen und wollen Beschäftigte ihr privates Gerät nutzen? Wenn nicht, brauchen Sie Terminal oder Webzugang.

Prüfung nach dem Arbeitszeitgesetz

Eine gute Software warnt, bevor ein Verstoß entsteht. Die wichtigsten Grenzen des Arbeitszeitgesetzes sind die Ruhepausen von 30 Minuten bei mehr als sechs und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden Arbeit, die Ruhezeit von elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen und die werktägliche Höchstarbeitszeit von grundsätzlich acht, ausnahmsweise zehn Stunden. Fragen Sie, ob die Software diese Regeln prüft, ob sich tarifliche Abweichungen hinterlegen lassen und wer bei einem Verstoß benachrichtigt wird.

Die Übergabe an die Lohnabrechnung

An dieser Stelle hakt es in der Praxis am häufigsten. Die erfassten Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten müssen in die Lohnabrechnung, sei es im eigenen Lohnprogramm oder bei der Steuerberatung. Unsere Profile zeigen, wie unterschiedlich das gelöst ist:

• clockin bindet DATEV laut Anbieter schon im Einstiegstarif an.
• Bei Clockodo haben wir keine DATEV-Schnittstelle gefunden, dafür Anbindungen an Lexware Office, sevdesk, FastBill und Personio.
• TimeTac berechnet den DATEV-Export laut Anbieter zusätzlich pro Nutzer.
• Bei Papershift sind die DATEV-Exporte laut Hilfeartikel nicht direkt importierbar.

Klären Sie mit Ihrer Lohnabrechnung, welche Daten in welchem Format gebraucht werden: nur Stundensummen, oder auch Lohnarten, Zuschläge und Fehlzeiten? Lassen Sie sich im Test einen echten Export erzeugen und von der Kanzlei prüfen.

Kosten richtig vergleichen

Zeiterfassungen werden fast immer pro Person und Monat abgerechnet. Die Einstiegspreise in unserem Vergleich liegen meist im einstelligen Eurobereich. Die Unterschiede entstehen bei den Nebenkosten:

• Grundgebühren: clockin berechnet bei einem bis vier Nutzern eine Plattformgebühr, TimeTac laut FAQ eine monatliche Grundgebühr.
• Hardware: Terminals zur Miete oder als monatlicher Aufpreis, etwa bei TimeTac und ZEP.
• Exporte und Module: DATEV-Export, Reisekosten oder Schichtplanung als Zusatz.
• Laufzeit: Monatlich kündbar oder Jahresvertrag? Papershift Light bindet mindestens 24 Monate. Jahrespreise sind bei vielen Anbietern günstiger.
• Mengenstaffeln: Bei Crewmeister sinkt der Preis pro Person mit der Teamgröße.

Rechnen Sie mit Ihrer tatsächlichen Teamgröße und allen Modulen, die Sie brauchen. Die Profile zeigen bei vielen Programmen die Kosten nach Teamgröße.

Betriebsrat, Datenschutz und Akzeptanz

Eine Zeiterfassung ordnet Daten einzelnen Personen zu und ist deshalb mitbestimmungspflichtig, wenn es einen Betriebsrat gibt. Der Betriebsrat kann die Einführung eines elektronischen Systems nicht erzwingen, bei der Ausgestaltung aber mitbestimmen. Regeln Sie in einer Betriebsvereinbarung, wer welche Zeiten sieht, welche Auswertungen erlaubt sind und wann Daten gelöscht werden. Ortungsfunktionen sollten Sie nur nutzen, wenn sie für den Zweck wirklich nötig sind.

Für die Akzeptanz hilft ein kurzer Pilot mit einer Abteilung, die die Software täglich nutzt. Die Rückmeldungen nach zwei Wochen sagen mehr als jede Demo.

Checkliste für die Auswahl

1. Typ geklärt: Arbeitszeit, Projektzeit oder Dienstplan?
2. Erfassung per App, Web und bei Bedarf Terminal, offline getestet?
3. Beginn, Ende und Dauer gespeichert, Korrekturen mit Protokoll?
4. Prüfung von Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit?
5. Urlaub, Krankheit und Überstundenkonten im selben System?
6. Export an die Lohnabrechnung mit der Kanzlei getestet?
7. Serverstandort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Rollenrechte geprüft?
8. Gesamtkosten mit Grundgebühr, Hardware, Modulen und Laufzeit gerechnet?