Kleinunternehmerregelung seit 2025: neue Grenzen und was Ihr Rechnungsprogramm können muss

Angenommen, Sie haben im Frühjahr 2025 neben Ihrer Festanstellung ein Fotostudio gegründet. Im ersten Jahr kamen 21.000 € zusammen, 2026 laufen die Aufträge deutlich besser. Ob Sie auf Ihren Rechnungen weiter ohne Umsatzsteuer abrechnen dürfen, hängt seit 2025 von zwei Grenzen ab, und eine davon kann mitten im Jahr greifen. Für die Wahl der Rechnungssoftware ist das wichtiger, als es auf den ersten Blick scheint.

Dieser Ratgeber fasst die Regeln zusammen, die seit dem 1. Januar 2025 gelten, und zeigt, welche Funktionen ein Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer mitbringen sollte.

Die Grenzen seit 2025

Mit dem Jahressteuergesetz 2024 hat der Gesetzgeber § 19 UStG neu gefasst. Die Kleinunternehmerregelung können Sie nutzen, wenn

• Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen hat und
• er im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet.

Beide Grenzen sind Nettobeträge. Bis 2024 lagen sie bei 22.000 € und 50.000 €, und die zweite Grenze war eine Prognose zu Jahresbeginn. Heute ist sie eine harte Grenze im laufenden Jahr.

Im Jahr der Gründung gilt nur die Grenze von 25.000 €. Wird sie überschritten, ist bereits der Umsatz, mit dem sie überschritten wird, regulär zu versteuern.

Der Wechsel mitten im Jahr

Die wichtigste Neuerung betrifft die 100.000-€-Grenze. Wer sie im laufenden Jahr überschreitet, fällt sofort aus der Kleinunternehmerregelung. Der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, unterliegt bereits in voller Höhe der Regelbesteuerung. Die Umsätze davor bleiben steuerfrei, eine rückwirkende Besteuerung gibt es nicht.

Praktisch bedeutet das: Ab dieser Rechnung müssen Sie Umsatzsteuer ausweisen, Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und können Vorsteuer abziehen. Eine Software, die den Umsatz laufend mitzählt und vor dem Überschreiten warnt, ist hier eine echte Hilfe. Ohne sie fällt der Wechsel oft erst Wochen später auf, und die betroffenen Rechnungen müssen korrigiert werden.

Für das Folgejahr gilt wieder die Vorjahresgrenze: Lag Ihr Umsatz über 25.000 €, ist die Regelung im neuen Jahr ausgeschlossen, auch wenn die 100.000 € nicht erreicht wurden.

Rechnungen als Kleinunternehmer

Auf Ihren Rechnungen weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer angewendet wird. Seit 2025 gibt es für Kleinunternehmer zudem eigene, vereinfachte Vorgaben für die Rechnungsangaben. Ein gutes Rechnungsprogramm bringt dafür eine Vorlage mit, die Sie nur noch aktivieren.

Zur E-Rechnung gilt: Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht ab 2027 oder 2028. Sie dürfen es aber, und manche Geschäftskunden werden es sich wünschen, weil deren Buchhaltung E-Rechnungen schneller verarbeitet. Empfangen müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen können, und zwar seit dem 1. Januar 2025. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.

Verzichten oder nicht?

Sie können auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und freiwillig Umsatzsteuer ausweisen. An diese Entscheidung sind Sie dann mindestens fünf Kalenderjahre gebunden. Sinnvoll kann der Verzicht sein, wenn Sie vor allem an Unternehmen verkaufen, die die Vorsteuer ohnehin abziehen, und wenn Sie selbst hohe Anfangsinvestitionen haben, deren Vorsteuer Sie zurückholen möchten. Verkaufen Sie überwiegend an Privatkundinnen und Privatkunden, ist die Regelung meist günstiger, weil Ihre Preise ohne Umsatzsteuer niedriger sein können. Die Entscheidung sollten Sie mit der Steuerberatung treffen.

Was Ihr Rechnungsprogramm können sollte

Für Kleinunternehmer reicht oft ein schlankes Programm, manchmal sogar ein kostenloser Tarif. Diese Funktionen sollte es trotzdem mitbringen:

1. Kleinunternehmer-Einstellung: Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit dem passenden Hinweis, ohne dass Sie den Text selbst pflegen müssen.
2. Umsatzzähler: eine laufende Summe der Jahresumsätze, idealerweise mit Warnung vor der 100.000-€-Grenze.
3. Wechsel zur Regelbesteuerung: Umstellung zu einem Stichtag mitten im Jahr, mit Steuersätzen und Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER.
4. E-Rechnung empfangen: XRechnung und ZUGFeRD einlesen und anzeigen. Das Erstellen ist optional, aber nützlich.
5. Einnahmenüberschussrechnung: Die meisten Kleinunternehmer ermitteln den Gewinn per EÜR. Die Software sollte die Anlage EÜR vorbereiten oder an die Steuerberatung exportieren.
6. Belegarchiv nach GoBD: auch für Kleinunternehmer Pflicht, mit acht Jahren Aufbewahrung für Buchungsbelege.

Kostenlose Tarife im Blick

Mehrere Programme in unserem Vergleich bieten eine dauerhaft kostenlose Version, darunter sevdesk, Papierkram, Accountable und Collmex. Die kostenlosen Tarife sind meist auf einen Nutzer und einen Teil der Funktionen beschränkt. Prüfen Sie vor allem, ob die Kleinunternehmer-Einstellung, der E-Rechnungsempfang und der Export für die Steuerberatung enthalten sind. Wächst Ihr Umsatz, ist ein Wechsel innerhalb desselben Anbieters oft einfacher als ein Umzug. Die aktuellen Tarife und Preise stehen in den Profilen, die Übersicht in der Kategorie Buchhaltungssoftware.