Lohnabrechnung im Vergleich: die besten Programme 2026

Die Lohnabrechnung ist die Aufgabe, bei der Fehler am schnellsten auffallen: bei den Beschäftigten, bei den Krankenkassen und beim Finanzamt. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die Software. Bevor Sie Programme vergleichen, steht deshalb eine grundsätzliche Frage: Wollen Sie überhaupt selbst abrechnen?

Selbst abrechnen oder Steuerberatung?

Viele kleine Betriebe lassen den Lohn von der Kanzlei abrechnen. Das kostet pro Abrechnung, nimmt Ihnen aber Fachwissen, Fristen und Haftungsrisiken weitgehend ab. Selbst abzurechnen lohnt sich vor allem, wenn

• Sie eine Person im Haus haben, die sich in Lohnsteuer und Sozialversicherung auskennt und regelmäßig weiterbildet,
• häufig Änderungen anfallen, die Sie schneller selbst einpflegen als an die Kanzlei melden,
• Sie Lohn und Personalverwaltung eng verbinden wollen.

Dazwischen gibt es Mischformen: Sie pflegen Stammdaten und Bewegungsdaten in einer HR-Software, die Kanzlei rechnet ab. Oder Sie rechnen selbst mit einem Programm, das die Kanzlei ebenfalls nutzt und bei Bedarf übernimmt. DATEV Lohn und Gehalt ist auf diese enge Zusammenarbeit mit einem DATEV-Mitglied ausgelegt.

Systemgeprüft: die wichtigste Voraussetzung

Wer Meldungen zur Sozialversicherung und Beitragsnachweise selbst übermittelt, muss dafür systemgeprüfte Programme oder systemgeprüfte Ausfüllhilfen nutzen. Die Systemprüfung führt die ITSG im Auftrag des GKV-Spitzenverbands durch. Sie richtet sich an die Hersteller, nicht an Sie als Anwender. Ob ein Programm geprüft ist, erfragen Sie beim Hersteller. Das kostenlose SV-Meldeportal ist eine Ausfüllhilfe, aber kein Ersatz für eine Lohnsoftware.

Zum Pflichtumfang einer Lohnsoftware gehören außerdem die Lohnsteuer-Anmeldung über ELSTER, der Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale und die Meldungen an die Sozialversicherung bei Eintritt, Austritt und zum Jahresende.

Elektronische Krankmeldung

Seit dem 1. Januar 2023 rufen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich versicherter Beschäftigter elektronisch bei der Krankenkasse ab. Eine Papierbescheinigung müssen diese Beschäftigten nicht mehr vorlegen. Für jeden Fall müssen Sie den Abruf einzeln anstoßen. Die Rückmeldungen liegen laut AOK 42 Tage auf dem Kommunikationsserver und werden dann gelöscht, deshalb sollte die Abholung mindestens wöchentlich erfolgen oder automatisiert sein. Für privat Versicherte gilt das Verfahren nicht.

Für die Software heißt das: Der eAU-Abruf sollte integriert sein, die Antworten sollten automatisch abgeholt und der richtigen Person zugeordnet werden.

Grenzwerte 2026 und 2027

Lohnsoftware muss Grenzwerte zuverlässig und rechtzeitig aktualisieren. Für die nächste Umstellung zum Jahreswechsel sind diese Werte bekannt:

Die Minijob-Grenze ist seit Oktober 2022 an den Mindestlohn gekoppelt. Steigt der Mindestlohn, ändert sich auch die Grenze. Prüfen Sie zum Jahreswechsel, ob Minijobs mit festen Stunden noch unter der Grenze bleiben.

Sonderfälle vor dem Kauf prüfen

Für einfache Monatsgehälter reicht fast jede geprüfte Lohnsoftware. Unterschiede zeigen sich bei Sonderfällen. Erstellen Sie eine Liste der Fälle, die bei Ihnen vorkommen, und lassen Sie sich die Abrechnung zeigen:

• Baulohn: eigene Regeln für Sozialkassen und Saison. Sage Lohnabrechnung schließt Baulohn laut Anbieter aus.
• Kurzarbeit und Altersteilzeit: Sage HR Suite nennt diese Fälle ausdrücklich.
• Betriebliche Altersversorgung und Betriebsrentner: Sage Lohnabrechnung schließt Betriebsrentner aus.
• Öffentlicher Dienst und Tarifverträge: komplexe Entgelttabellen und Zulagen.
• Mehrere Firmen: wichtig für Lohnbüros und Unternehmensgruppen. Lexware lohn+gehalt nennt Lohnbüros als Zielgruppe.

Preise und Betriebsmodelle

Die Preismodelle unterscheiden sich stark. Lexware lohn+gehalt ist ein Windows-Programm mit vier Stufen zwischen 31,90 € und 95,40 € im Monat. Sage Lohnabrechnung läuft in der Cloud und enthält im Grundpreis fünf Mitarbeitende, ausbaubar bis 150. Sage HR Suite lizenziert in Paketen zu 25 Mitarbeitenden. DATEV nennt für Lohn und Gehalt keine öffentlichen Preise. Rechnen Sie neben der Lizenz mit Schulung und gegebenenfalls Unterstützung bei der Einrichtung.

Wechsel zum Jahreswechsel

Der Jahreswechsel ist der beste Zeitpunkt für einen Wechsel, weil die Jahreswerte für Lohnsteuer und Sozialversicherung dann neu beginnen. Ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich, verlangt aber die vollständige Übernahme der bisherigen Jahreswerte jeder Person. Planen Sie in jedem Fall einen Parallellauf von mindestens einem Monat, in dem Sie die Ergebnisse von altem und neuem System vergleichen.

Checkliste für die Auswahl

1. Entscheidung getroffen: selbst abrechnen, Kanzlei oder Mischform?
2. Systemprüfung des Programms beim Hersteller bestätigt?
3. Lohnsteuer-Anmeldung über ELSTER und Meldungen zur Sozialversicherung enthalten?
4. eAU-Abruf integriert, mit automatischer Abholung der Rückmeldungen?
5. Ihre Sonderfälle mit echten Beispielen vorgeführt bekommen?
6. Übergabe an Buchhaltung und Kanzlei geklärt?
7. Serverstandort und Vertrag zur Auftragsverarbeitung geprüft?
8. Wechselzeitpunkt und Parallellauf geplant?