GoBD und Aufbewahrungsfristen: Was Buchhaltungssoftware leisten muss

Fast jede Buchhaltungssoftware wirbt mit dem Kürzel GoBD. Auf Produktseiten steht „GoBD-konform“, manchmal „GoBD-zertifiziert“, und beides klingt nach einem Gütesiegel. Ein solches Siegel gibt es nicht. Die GoBD beschreiben, wie Unternehmen ihre Bücher und Belege elektronisch führen und aufbewahren müssen. Ob das gelingt, hängt von der Software ab, aber genauso davon, wie Sie mit ihr arbeiten.

Dieser Ratgeber erklärt, was hinter den GoBD steckt, welche Aufbewahrungsfristen seit 2025 gelten und woran Sie erkennen, ob ein Programm Sie bei der Betriebsprüfung unterstützt oder im Stich lässt.

Was die GoBD sind

GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es handelt sich um ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, also um eine Verwaltungsanweisung, die festlegt, wie die Finanzämter die Vorschriften der Abgabenordnung auslegen. Die Grundfassung stammt vom 28. November 2019. Geändert wurde sie am 11. März 2024 und zuletzt am 14. Juli 2025, vor allem wegen der E-Rechnung.

Die GoBD gelten für alle, die steuerlich Bücher führen oder Aufzeichnungen machen müssen. Das betrifft die bilanzierende GmbH genauso wie den Einzelunternehmer mit Einnahmenüberschussrechnung.

Die Grundsätze in Alltagssprache

Hinter dem langen Titel stehen wenige Prinzipien, die jede Software abbilden sollte:

• Nachvollziehbar und nachprüfbar: Eine sachverständige Person muss in angemessener Zeit verstehen können, wie ein Geschäftsvorfall entstanden und verbucht worden ist.
• Vollständig und richtig: Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, und zwar so, wie er tatsächlich stattgefunden hat.
• Zeitgerecht: Buchungen und Aufzeichnungen entstehen zeitnah, nicht erst zum Jahresende aus dem Schuhkarton.
• Geordnet: Belege lassen sich der Buchung zuordnen und umgekehrt.
• Unveränderbar: Eine Buchung darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Das verlangt § 146 Abs. 4 AO. Korrekturen sind erlaubt, aber sie müssen als Korrektur erkennbar bleiben.

Der letzte Punkt ist der Grund, warum eine Tabellenkalkulation als Buchhaltung problematisch ist: Ein überschriebener Wert hinterlässt keine Spur. Eine geeignete Software protokolliert dagegen jede Änderung mit Zeitpunkt und Person.

Aufbewahrungsfristen seit 2025

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz hat der Gesetzgeber die Frist für Buchungsbelege verkürzt. § 147 Abs. 3 AO unterscheidet heute drei Fristen:

Steuerliche Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO

Frist	Unterlagen (Beispiele)
10 Jahre	Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis nötig sind
8 Jahre	Buchungsbelege, etwa Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen
6 Jahre	Empfangene und abgesandte Handelsbriefe und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, also bei einer Rechnung vom März 2026 am 31. Dezember 2026. Die kürzere Frist von acht Jahren gilt für Belege, deren bisherige Zehnjahresfrist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen war. Bevor Sie alte Jahrgänge vernichten, klären Sie mit der Steuerberatung, ob eine Unterlage noch gebraucht wird: Solange sie für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist nicht abgelaufen ist, endet auch die Aufbewahrungsfrist nicht.

Für die Softwareauswahl heißt das: Ein Programm, das Sie heute einführen, muss Ihre Daten mindestens acht, für Bücher und Abschlüsse zehn Jahre lesbar halten. Das ist länger, als viele Unternehmen eine Software überhaupt nutzen.

Verfahrensdokumentation: Die Pflicht, die oft vergessen wird

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Belege bei Ihnen eingehen, wie sie erfasst, verarbeitet und archiviert werden und wer wofür zuständig ist. Das zweite BMF-Schreiben zur E-Rechnung bestätigt, dass dazu auch der Weg der E-Rechnungen gehört: Empfang, Prüfung, Verarbeitung, Archiv.

Eine Software nimmt Ihnen diese Dokumentation nicht ab, kann sie aber deutlich erleichtern. Manche Anbieter stellen Musterbeschreibungen ihrer Abläufe bereit, die Sie um Ihre eigenen Schritte ergänzen. Fragen Sie danach. Wer Papierbelege scannt und anschließend vernichten möchte, braucht die Verfahrensdokumentation besonders sorgfältig, weil dann der Scan das Original ersetzt.

Datenzugriff bei der Betriebsprüfung

Die Finanzverwaltung darf bei einer Außenprüfung auf Ihre elektronischen Daten zugreifen. Die GoBD unterscheiden drei Wege: den unmittelbaren Zugriff der prüfenden Person auf Ihr System, den mittelbaren Zugriff, bei dem Sie nach ihren Vorgaben auswerten, und die Überlassung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format. Die Fassung von 2025 hat den mittelbaren Zugriff ausgeweitet.

Gute Software unterstützt alle drei Wege. Praktisch entscheidend ist der Export: Kann das Programm die Buchungsdaten in einem gängigen, auswertbaren Format ausgeben, und zwar für jedes Jahr der Aufbewahrungsfrist?

Was eine Software leisten sollte: acht Prüfpunkte

Diese Punkte lassen sich im Testzeitraum oder im Gespräch mit dem Anbieter klären:

1. Änderungsprotokoll: Wird jede Änderung an Buchungen und Belegen mit Zeitpunkt und Person gespeichert?
2. Festschreibung: Lassen sich Buchungsperioden abschließen, sodass sie danach nur noch per Storno geändert werden können?
3. Belegarchiv: Werden Belege unveränderbar archiviert und sind sie mit der Buchung verknüpft?
4. E-Rechnung: Bleibt die XML-Datei einer E-Rechnung im Original erhalten?
5. Export: Gibt es einen Export der Buchungsdaten für die Betriebsprüfung, etwa im DATEV-Format oder als strukturierte Datei?
6. Zugriff nach Kündigung: Wie lange und zu welchen Kosten können Sie nach Vertragsende noch auf Ihre Daten zugreifen? Bietet der Anbieter einen Lesezugang oder einen vollständigen Export?
7. Rollen und Rechte: Wer darf buchen, wer nur lesen? Lässt sich das pro Person festlegen?
8. Unterlagen des Anbieters: Gibt es eine Beschreibung der Abläufe als Baustein für Ihre Verfahrensdokumentation?

Der sechste Punkt wird bei der Auswahl am häufigsten übersehen. Wer nach drei Jahren den Anbieter wechselt, muss die Daten der Vorjahre trotzdem noch jahrelang vorlegen können.

Was „GoBD-zertifiziert“ wirklich bedeutet

Die Finanzverwaltung prüft und zertifiziert keine Software. Wenn ein Anbieter von einer Zertifizierung spricht, meint er in der Regel ein Testat eines Wirtschaftsprüfers, der die Software und ihre Abläufe untersucht hat. Ein solches Testat ist ein gutes Zeichen und hilft bei der Auswahl. Es bindet aber kein Finanzamt, und es deckt nicht ab, wie Sie die Software einsetzen. Wer Belege nicht vollständig erfasst oder Zugänge teilt, arbeitet auch mit testierter Software nicht ordnungsgemäß.

Fragen Sie deshalb nach dem Gegenstand des Testats: Welche Version wurde geprüft, welche Module, wann? Ein Testat für das Belegarchiv sagt nichts über die Kassenführung.

Fazit

Die GoBD verlangen keine bestimmte Software, aber sie setzen klare Maßstäbe: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und eine Aufbewahrung über acht bis zehn Jahre. Prüfen Sie bei der Auswahl vor allem Änderungsprotokoll, Festschreibung, Export und den Datenzugang nach einer Kündigung. In unseren Profilen steht für jedes Programm, was der Anbieter zu GoBD angibt und mit welcher Quelle. Die Übersicht finden Sie in der Kategorie Buchhaltungssoftware.