CRM-Software im Vergleich: die besten Programme 2026

Ein CRM soll festhalten, was im Vertrieb passiert: wer mit welchem Kunden gesprochen hat, welches Angebot offen ist, wann die nächste Erinnerung fällig ist. Der Nutzen steht und fällt damit, ob das Team die Software tatsächlich pflegt. Ein CRM, in dem die Hälfte der Gespräche fehlt, ist schlechter als eine gut geführte Tabelle, weil es eine Vollständigkeit vortäuscht, die es nicht gibt. Die Auswahl beginnt deshalb nicht bei den Funktionen, sondern bei der Frage, wie Ihr Vertrieb heute arbeitet.

Erst der Prozess, dann die Software

Beschreiben Sie den Weg vom ersten Kontakt bis zum Auftrag in wenigen Stufen, etwa: Anfrage, Erstgespräch, Angebot, Verhandlung, Auftrag. Notieren Sie, wer an welcher Stelle beteiligt ist und welche Informationen gebraucht werden. Daraus ergeben sich die Anforderungen an das CRM: Welche Felder braucht ein Kontakt, welche Stufen eine Verkaufschance, welche Erinnerungen die Vertriebsleitung?

Kleine Teams kommen oft mit einem einfachen System ohne Pipeline-Logik aus. Vertriebsorganisationen mit Außendienst, Gebieten und Prognosen brauchen mehr Struktur.

Was ein CRM leisten sollte

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Kontakte und Firmen mit Beziehungen untereinander, Dubletten-Erkennung und Historie.
• Aktivitäten: Anrufe, Termine, E-Mails und Notizen an einem Ort.
• Verkaufschancen und Pipeline: Stufen, Werte, Wahrscheinlichkeiten, Prognose.
• E-Mail-Integration: Verknüpfung mit Microsoft 365 oder Google Workspace, damit Korrespondenz nicht von Hand übertragen werden muss.
• Angebote: direkt aus dem CRM oder über die Anbindung an Buchhaltung und ERP.
• Mobile Nutzung: für den Außendienst, idealerweise mit Offline-Funktion.
• Auswertungen: Umsätze, Aktivitäten und offene Chancen nach Person, Gebiet oder Produkt.

Die Programme in unserem Vergleich

In der Kategorie CRM haben wir derzeit drei Programme bewertet, die sehr unterschiedliche Zielgruppen ansprechen. Pipedrive stellt die Vertriebspipeline in den Mittelpunkt, rechnet pro Nutzer ab und bietet über 500 Integrationen; E-Mail-Synchronisierung und Automationen beginnen im Tarif Growth. CentralStationCRM aus Köln ist bewusst einfach gehalten, rechnet in Paketen statt pro Kopf ab und bietet einen kostenlosen Einstieg für kleine Teams. Pipelines und KPI-Tracking sind als Erweiterung zubuchbar. Sage Sales Management richtet sich an den B2B-Außendienst mit Besuchsberichten per Sprache, Routenplanung, Offline-Arbeit in der App und Anbindung an das ERP, wird pro Nutzer abgerechnet und setzt mindestens fünf Nutzer voraus.

Weitere bekannte Anbieter wie HubSpot und Zoho CRM fehlen bisher in unserem Vergleich, weil wir ihre Preise in Euro aus unserer Recherche nicht zuverlässig prüfen konnten. Wir ergänzen sie, sobald das möglich ist.

Datenschutz bei Kontaktdaten

Ein CRM speichert personenbezogene Daten: Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Gesprächsnotizen. Auch Ansprechpersonen bei Geschäftskunden sind durch die DSGVO geschützt. Für die Auswahl bedeutet das:

1. Rechtsgrundlage und Zweck: Klären Sie, auf welcher Grundlage Sie Kontakte speichern, etwa zur Vertragsanbahnung oder aus berechtigtem Interesse, und dokumentieren Sie das.
2. Löschkonzept: Das CRM sollte Kontakte nach festgelegten Regeln löschen oder anonymisieren können, unter Beachtung der Aufbewahrungspflichten für Geschäftsbriefe.
3. Auskunft: Auf Anfrage müssen Sie einer Person sagen können, welche Daten Sie über sie gespeichert haben. Ein Export pro Kontakt erleichtert das.
4. Auftragsverarbeitung: Für ein Cloud-CRM brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Mehr dazu im Ratgeber Auftragsverarbeitung bei Cloudsoftware.

Gesprächsnotizen sollten sachlich bleiben. Was Sie über eine Person notieren, kann diese per Auskunftsersuchen lesen.

Werbung per E-Mail und Telefon: was das UWG verlangt

Ein CRM wird oft auch für Newsletter und Kampagnen genutzt. Hier gelten die Regeln des § 7 UWG, und zwar auch im Geschäft mit Unternehmen:

• E-Mail-Werbung ist grundsätzlich nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung erlaubt, auch gegenüber Geschäftskunden. Die Einwilligung müssen Sie im Streitfall nachweisen.
• Bestandskunden dürfen Sie unter engen Voraussetzungen ohne Einwilligung per E-Mail ansprechen: Die Adresse stammt aus einem Verkauf, Sie bewerben ähnliche Produkte, und Sie haben bei der Erhebung und bei jeder Nutzung auf das Widerspruchsrecht hingewiesen. Der Europäische Gerichtshof hat die Reichweite dieser Ausnahme im November 2025 präzisiert.
• Telefonwerbung gegenüber Unternehmen ist mit einer mutmaßlichen Einwilligung möglich, etwa wenn ein konkreter Bezug zum Geschäft des Angerufenen besteht. Gegenüber Verbrauchern braucht es eine ausdrückliche Einwilligung.

Für die Software heißt das: Einwilligungen, deren Herkunft und Datum sowie Widersprüche sollten pro Kontakt und pro Kanal gespeichert werden, und ein Widerspruch muss den Versand zuverlässig sperren.

Preise vergleichen

Die beiden Programme in unserem Vergleich zeigen die zwei typischen Preismodelle. CentralStationCRM bietet Pakete mit einer festen Zahl an Nutzern, vom kostenlosen Starter für drei Personen bis zu Paketen für 40 Personen. Sage Sales Management kostet einen festen Betrag pro Nutzer und Monat, mindestens fünf Nutzer, plus optionale Zusatzmodule.

Welches Modell günstiger ist, hängt von Ihrer Teamgröße ab. Ein Paket für zehn Personen kann für ein Team von sieben teurer sein als Preise pro Kopf, für ein Team von zehn günstiger. Rechnen Sie mit der Zahl der Personen, die das CRM wirklich nutzen, und mit den Modulen, die Sie brauchen.

Akzeptanz und Betriebsrat

Ein CRM zeichnet auf, wer wann welchen Kunden kontaktiert und welche Abschlüsse erzielt hat. Gibt es einen Betriebsrat, ist die Einführung deshalb in aller Regel mitbestimmungspflichtig. Regeln Sie, welche Auswertungen pro Person erlaubt sind. Das schafft auch im Team Vertrauen.

Für die Akzeptanz hilft es, das CRM vom ersten Tag an zum einzigen Ort für Kundeninformationen zu machen: keine parallelen Tabellen, keine Notizen im Postfach. Halten Sie die Pflichtfelder knapp und testen Sie die mobile App mit dem Außendienst, bevor Sie sich entscheiden.

Checkliste für die Auswahl

1. Vertriebsprozess mit Stufen und Beteiligten beschrieben?
2. E-Mail-Integration mit Ihrem Postfach getestet?
3. Mobile Nutzung und Offline-Funktion für den Außendienst geprüft?
4. Anbindung an Buchhaltung oder ERP für Angebote und Rechnungen geklärt?
5. Einwilligungen und Widersprüche pro Kanal speicherbar?
6. Löschkonzept, Auskunft und Vertrag zur Auftragsverarbeitung geprüft?
7. Kosten für die reale Nutzerzahl mit Modulen über drei Jahre gerechnet?
8. Mit dem Vertriebsteam getestet und den Betriebsrat eingebunden?