Software einführen mit Betriebsrat: Mitbestimmung nach § 87 BetrVG richtig planen

Ein HR-System soll Urlaubsanträge vereinfachen, ein CRM den Vertrieb ordnen, eine Zeiterfassung die Stundenzettel ablösen. Keines dieser Programme wird mit dem Ziel gekauft, Beschäftigte zu überwachen. Rechtlich spielt das keine Rolle. Sobald eine Software Daten speichert, die sich einzelnen Personen zuordnen lassen und etwas über ihr Verhalten oder ihre Leistung aussagen, hat ein bestehender Betriebsrat mitzubestimmen. Wer das bei der Planung übersieht, riskiert, dass eine fertig eingerichtete Software monatelang nicht genutzt werden darf.

Dieser Ratgeber erklärt, wann die Mitbestimmung greift, wie Sie den Betriebsrat sinnvoll einbinden und was in eine Betriebsvereinbarung zur Software gehört.

Wann der Betriebsrat mitbestimmt

Die zentrale Vorschrift ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Danach bestimmt der Betriebsrat mit bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“.

Das Wort „bestimmt“ legt das Bundesarbeitsgericht seit Jahrzehnten weit aus. Es genügt, dass eine Einrichtung objektiv geeignet ist, Informationen über Verhalten oder Leistung zu erheben und aufzuzeichnen. Ob der Arbeitgeber das will, ist unerheblich. Das hat das Gericht zuletzt im Beschluss vom 16. Juli 2024 bestätigt (1 ABR 16/23). Dort ging es um ein Headset-System, über das Vorgesetzte Gespräche mithören konnten. Eine Aufzeichnung war nicht nötig: Es reicht, wenn ein Teil der Überwachung durch die Technik erfolgt. Schon 2016 hatte das Gericht entschieden, dass sogar die Kommentarfunktion einer Facebook-Seite des Arbeitgebers mitbestimmungspflichtig sein kann, wenn Kundinnen und Kunden dort Beschäftigte bewerten (1 ABR 7/15).

In der Praxis bedeutet das: Fast jede Unternehmenssoftware mit persönlichen Benutzerkonten fällt darunter. Typische Beispiele sind:

• HR-Software: Abwesenheiten, Krankheitstage, Ziele und Feedback.
• Zeiterfassung: Beginn, Ende, Pausen, oft mit Projektbezug.
• CRM: Anrufe, Termine, Abschlüsse je Vertriebsperson.
• Kollaboration und Ticketsysteme: Aktivitätsprotokolle, Bearbeitungszeiten, Lesebestätigungen.
• Buchhaltung und ERP: Änderungsprotokolle, die festhalten, wer wann was gebucht hat.

Mitbestimmungspflichtig sind die Einführung und die Anwendung. Das umfasst auch spätere Änderungen, etwa neue Module oder Auswertungen.

Was ohne Einigung passiert

Solange keine Einigung vorliegt, darf die Software nicht eingeführt werden. Der Betriebsrat kann verlangen, dass eine Nutzung ohne seine Zustimmung unterbleibt. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet auf Antrag die Einigungsstelle (§ 87 Abs. 2 BetrVG), ein Gremium mit Beisitzern beider Seiten und einem unparteiischen Vorsitz. Das kostet Zeit und Geld. Einführungsprojekte scheitern deshalb selten an der Mitbestimmung selbst, aber oft an einer zu späten Einbindung.

Wird eine Software unternehmensweit und einheitlich eingeführt, kann statt der örtlichen Betriebsräte der Gesamtbetriebsrat zuständig sein. Damit hat sich das Bundesarbeitsgericht etwa im Beschluss vom 8. März 2022 befasst (1 ABR 20/21). Klären Sie die Zuständigkeit gleich zu Beginn.

Weitere Rechte des Betriebsrats

Neben der Mitbestimmung nach § 87 BetrVG gibt es Rechte auf Information und Beratung. Bei der Planung technischer Anlagen und neuer Arbeitsverfahren ist der Betriebsrat rechtzeitig zu unterrichten (§ 90 BetrVG). Er kann zudem Sachverständige hinzuziehen. Geht es um die Einführung oder Anwendung künstlicher Intelligenz, gilt die Hinzuziehung nach § 80 Abs. 3 BetrVG als erforderlich. Weil viele Programme inzwischen KI-Funktionen mitbringen, sollten Sie diese Kosten bei Projekten einplanen.

So binden Sie den Betriebsrat sinnvoll ein

Erfahrene Projektteams behandeln die Mitbestimmung als festen Projektschritt. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

1. Früh informieren: Sobald feststeht, dass eine neue Software kommen soll, und bevor ein Vertrag unterschrieben ist.
2. Zwecke benennen: Wofür wird die Software genutzt, wofür ausdrücklich nicht?
3. Testzugang anbieten: Der Betriebsrat sollte die Software sehen können, idealerweise in der Konfiguration, die später live geht.
4. Unterlagen besorgen: Beschreibung der Datenkategorien, Rollen und Auswertungen, Löschkonzept, Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ein Anbieter, der diese Unterlagen auf Deutsch bereitstellt, spart Ihnen Wochen.
5. Vereinbarung schließen: Entweder eine eigene Betriebsvereinbarung für die Software oder eine Rahmenvereinbarung für IT-Systeme mit Anlagen je System.
6. Änderungen regeln: Wie werden Updates und neue Funktionen behandelt? Ohne Regel müsste jede relevante Änderung neu verhandelt werden.

Was in eine Betriebsvereinbarung gehört

Eine gute Vereinbarung ist konkret und kurz genug, um gelebt zu werden. Diese Punkte sollten Sie regeln:

• Gegenstand: Welche Software, welche Module, welche Version.
• Zweck: Wofür die Daten verwendet werden dürfen, und ein ausdrücklicher Ausschluss jeder Kontrolle von Verhalten und Leistung, die über das Vereinbarte hinausgeht.
• Daten: Welche Daten erhoben werden, getrennt nach Pflichtangaben und freiwilligen Angaben.
• Auswertungen: Welche Berichte erlaubt sind, wer sie sehen darf und ob sie personenbezogen oder nur zusammengefasst erstellt werden.
• Zugriffsrechte: Rollen und Rechte, insbesondere für Führungskräfte.
• Speicherdauer und Löschung: Wann Daten gelöscht werden, unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• Kontrolle: Wie der Betriebsrat die Einhaltung prüfen kann, etwa über Protokolle.
• Änderungen: Verfahren für Updates, neue Module und KI-Funktionen.

Die Betriebsvereinbarung ersetzt nicht die Prüfung nach der DSGVO. Sie muss selbst mit dem Datenschutzrecht vereinbar sein, und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter bleibt erforderlich. Worauf es dabei ankommt, beschreibt unser Ratgeber Auftragsverarbeitung bei Cloudsoftware.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Manche Programme machen die Einigung leichter als andere. Achten Sie bei der Auswahl auf feingranulare Rollen und Rechte, abschaltbare Auswertungen, konfigurierbare Löschfristen und ein Änderungsprotokoll, das der Betriebsrat einsehen kann. Fragen Sie, ob der Anbieter Erfahrung mit Betriebsvereinbarungen hat und Musterdokumente bereitstellt. In unseren Kategorien HR-Software und Zeiterfassung finden Sie zu jedem Programm die Angaben zu Hosting und Auftragsverarbeitung.