easybill im Überblick: Funktionen, Preise und Bewertung

easybill kommt von der easybill GmbH aus Kaarst bei Düsseldorf und ist ein Rechnungsprogramm, kein Buchhaltungsprogramm. Das klingt nach einer Einschränkung, ist aber für viele Betriebe genau die richtige Arbeitsteilung: Sie schreiben Rechnungen, verfolgen Zahlungen und übergeben alles an die Steuerberatung, die Buchungen und Abschluss erstellt. Unsere Einordnung beruht auf Preisseite, E-Commerce-Seite und Hilfecenter des Anbieters, ein Praxistest steht noch aus.

Was easybill abdeckt und was nicht

Zum Funktionsumfang gehören Angebote, Rechnungen, Gutschriften, wiederkehrende Rechnungen, Mahnwesen, Zahlungsabgleich über die Bankanbindung und ein Archiv nach GoBD. Nicht dazu gehören eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder eine Bilanz. Wer beides selbst erstellen will, braucht ein Buchhaltungsprogramm wie Lexware Office oder sevdesk; easybill kann laut Preisseite auch Daten an Lexware Office übergeben.

Stark im Onlinehandel

Hier liegt der eigentliche Unterschied zu den meisten Wettbewerbern. easybill nennt auf seiner E-Commerce-Seite Anbindungen an Amazon, eBay, Shopify, Kaufland, WooCommerce, Otto, Shopware, Etsy, TikTok Shop, Temu, JTL, PrestaShop, Magento und viele weitere Kanäle. Bestellungen werden zu Rechnungen, ohne dass jemand Beträge abtippt.

Angenommen, Sie verkaufen Ersatzteile über einen eigenen Shopware-Shop, Amazon und Kaufland in mehrere EU-Länder. Dann zählt nicht nur die Rechnung, sondern auch die Umsatzsteuer: easybill hinterlegt laut Anbieter die Steuersätze aller EU-Länder und warnt, wenn Sie 90 % der OSS-Lieferschwelle erreichen. Zahlungslinks laufen über Mollie.

E-Rechnung und DATEV

easybill erstellt und empfängt E-Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD. Damit erfüllen Sie die Empfangspflicht, die seit Januar 2025 gilt, und sind auf die Ausstellungspflicht vorbereitet, die 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und 2028 für alle beginnt.

Für die Steuerberatung gibt es zwei Wege: den klassischen DATEV-Export im ASCII-Format oder die direkte Übergabe der Rechnungen mit Belegbild an DATEV Unternehmen online über den Rechnungsdatenservice. Der zweite Weg spart der Kanzlei das Hochladen von Belegen.

Preise und Dokumentenkontingente

easybill rechnet nicht pro Nutzer, sondern nach Paket und Dokumentenzahl. Alle Preise sind netto, Jahrestarife werden im Voraus berechnet.

| Tarif | Monatlich | Jährlich, pro Monat | Wichtig | | ------------ | --------- | ------------------- | -------------------------------------------- | | Free | 0 € | 0 € | 50 Dokumente, 3 Kontakte | | Starter | 12 € | 9 € | bis 250 Dokumente, 20 Kontakte | | Professional | 39 € | 25 € | unbegrenzt Kunden, wiederkehrende Rechnungen | | Premium | 45 € | 37 € | Mahnautomatik, Projekte, 3 Mitarbeitende |

Achten Sie bei hohem Volumen auf zwei Kostentreiber. Professional und Premium gibt es mit wählbaren Kontingenten ab 500 Dokumenten im Monat; im Flex-Modell kostet jedes weitere Dokument 0,29 €. Dazu kommen Archivgebühren, deren Staffel die Preisseite gesondert ausweist. Für einen Shop mit 3.000 Bestellungen im Monat sollten Sie deshalb das passende Kontingent konkret anfragen.

Datenschutz

Laut Anbieter liegen die Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland, verschlüsselt und laufend gesichert; eine Zwei-Faktor-Anmeldung steht zur Verfügung. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schließen Sie direkt im Kundenkonto ab. Ein Zertifikat nach ISO 27001 nennt easybill auf den geprüften Seiten nicht.

Stärken und Schwächen

Die Marktplatzanbindungen, die E-Rechnung in beiden Formaten, die direkte DATEV-Übergabe und der kostenlose Einstieg machen easybill zu einem der stärksten Rechnungsprogramme für den Handel. Schwächen sind die fehlende Finanzbuchhaltung, die kurze Testphase von sieben Tagen und eine Preislogik aus Kontingenten und Archivgebühren, die bei großen Mengen Rechenarbeit verlangt.

Alternativen

Lexware Office und sevdesk verbinden Rechnungen mit Buchhaltung bis zur EÜR. Papierkram bietet Rechnungen, Buchhaltung und Zeiterfassung in einem Paket. WISO MeinBüro reicht von Rechnungen bis zur Warenwirtschaft und läuft auch im Browser.

Unser Fazit

easybill ist die richtige Wahl, wenn Rechnungen in großer Zahl aus Shops und Marktplätzen entstehen und die Steuerberatung mit DATEV arbeitet. Wer die Buchhaltung selbst machen will, ist mit einem Buchhaltungsprogramm besser bedient.